Автоматизация «под ключ» обычно состоит из следующих этапов работ
1 этап. Определение целей и уровня автоматизации учета и управления на предприятии
Это самый важный этап, предопределяющий успех проекта автоматизации в целом.
Почему?
Вариантов автоматизации огромное количество: это может быть только бухгалтерский и налоговый учет, может быть еще и планирование и бюджетирование, а может автоматизации подлежит документооборот и контроль выполнения поручений и т.д.
На предприятии должно быть принято решение, какие участки учета и управления должны быть автоматизированы.
Задача, конечно, не из простых, ведь каждый руководитель рад использовать все инструменты для управления бизнесом, но, как и всегда в жизни, каждый актив требует наличия соответствующего пассива, т.е. если есть желание автоматизировать учет и бизнес — процессы, необходимо наличие финансовых ресурсов. Именно поэтому необходимо подобрать оптимальный вариант. Ведь автоматизация должна способствовать развитию бизнеса и увеличению прибыли предприятия.
2 этап. Подбор наиболее подходящей типовой конфигурации 1С
Тоже задача не из простых. И вновь вопрос «Почему»?
Сама фирма 1С выпустила и постоянно совершенствует десятки различных типовых конфигураций для автоматизации учета и управления. Плюс существуют различные отраслевые конфигурации на платформе 1С для автоматизации учета и управления в организациях различных форм собственности и отраслей экономики.
Как же разобраться с таким огромным количеством программ?
Здесь следует помнить следующее.
Наиболее предпочтительным вариантом является использование типовой конфигурации, написанной самой фирмой 1С и распространяемой на всей территории РФ.
Почему?
Индивидуальное программирование — дорогое удовольствие.
Почему типовая конфигурация 1С:Бухгалтерия 8 стоит «всего» 13 000 рублей?
Да потому, что эта программа является тиражным продуктом и продается тысячами экземпляров. Настоящая стоимость этой программы складывается из цены одной коробки, умноженной на количество проданных экземпляров и составляет, таким образом, миллионы рублей. Вот почему при внедрении программ 1С стоимость доработок типовой конфигурации иногда намного превышает стоимость самого коробочного продукта.
Доработка — индивидуальное, как правило, не тиражируемое программирование, а это дорого и такое положение вещей не должно вызывать удивлений.
Следовательно, чем меньше доработок потребуется на этапе внедерения типовой конфигурации 1С за счет грамотного и максимального использования имеющегося типового функционала, тем меньше будет общая стоимость внедрения.
3 этап. Разработка методики ведения учета в типовой конфигурации 1С
Важным преимуществом работы нашей компании является разработка методологии ведения учета в типовой конфигурации 1С с учетом особенностей заказчика.
Зачем это нужно?
В типовой конфигурации изначально реализован некоторый функционал. На предприятии, как правило, уже ведется учет с применением какой-то технологии. Задача данного этапа — максимально снизить объем доработки типовой конфигурации либо за счет использования типовых механизмов, либо за счет изменения методологии ведения учета заказчика.
Практика показывает, что затраты на разработку методологии ведения учета в типовой конфигурации значительно снижают общую стоимость внедрения программы 1С.
4 этап. Доработка типовой конфигурации 1С (при необходимости)
Если в результате разработки методики ведения учета выявилась необходимость доработки типовой конфигурации, то эти работы производятся на данном этапе.
5 этап. Обучение персонала
После утверждения методологии ведения учета можно проводить обучение персонала. Принципиальным отличием обучения при таком подходе от традиционного является то, что на практике, как правило, сотрудникам предприятия нет необходимости знания всех возможностей используемой конфигурации 1С. Поэтому сотрудники обучаются не вообще работе в программе 1С, а именно способам ведения учета на своем участке строго в соответствии с разработанной методологией.
Многолетняя практика применения данного подхода подтвердила его высокую эффективность и предпочтительность перед простым обучением работе в типовой конфигурации.
6 этап. Перенос начальных остатков
Если до перехода на используемую конфигурацию 1С велся автоматизированный учет, то на данном этапе решается вопрос о переносе остатков из старой программы в новую. Необходимость переноса определяется достоверностью остатков в старой программе и возможностью их переноса в новую программу в соответствии с аналитическим учетом, определяемым утвержденной методикой ведения учета.
7 этап. Текущие консультации
Этап начинается после начала ведения учета в новой программе. Консультации оказываются по мере необходимости.